Verbesserungen messen und kontrollieren

Managementsysteme sollen zu einer kontinuierlichen Verbesserung der Unternehmensleistung führen. Schwerpunktthemen sind je nach Norm Produktkonformität, Kundenzufriedenheit (ISO 9001), Umwelt (ISO 14001) oder Arbeitssicherheit und Gesundheit (ISO 45001). Die Verbesserungsleistungen sind anhand eines Mess- und Kontrollkonzeptes zu verfolgen und nachzuweisen.

Zugegeben, auf Anhieb ist nicht erkennbar, dass die Managementsystemnormen jeweils in Kapitel 9.1.1 ein Mess- und Kontrollkonzept fordern. Bei genauerem Betrachten ist aber klar, dass W-Fragen gestellt werden und damit die Antwort als Konzept nahe liegt. Im Detail kann dies in der jeweiligen Norm nachgelesen werden. Hier soll auf Schwerpunkte für ein wirkungsvolles und angemessenes integriertes Managementsystem hingewiesen werden: Das Priorisieren auf relevante Themen verschlankt das Mess- und Kontrollkonzept auf das Wesentliche. Hierzu dient die Planungsphase, in welcher mit verschiedenen Instrumenten wie Stakeholder-/ Kontextanalyse, Relevanzmatrix, Risikoanalyse, Analyse der bindenden Verpflichtungen, etc. die wesentlichen Bereiche/Themen identifiziert werden.

Mess- und Kontrollkonzept erstellen

Die identifizierten relevanten Themen müssen in das Mess- und Kontrollkonzept integriert werden, zusammen mit weiteren Themen, die die Managementsystemnormen vorgeben: Wirksamkeit des Managementsystems, Unternehmensleistung, Monitoring der relevanten Messgeräte und Anlagen, Compliance, Risiken und Chancen. Die Messungen und deren Ergebnisse sind angemessen nachzuweisen und den interessierten Parteien gemäss Kommunikationskonzept zu kommunizieren. Zudem ist sicherzustellen, dass Anlagen und Messgeräte regelmässig gewartet und kalibriert werden.

Verbesserungen verfolgen über alle Ebenen

Das mittlere Management mit der Managementsystemleitung, welche den Verbesserungskreislauf verfolgt, ist Eigner dieses Mess- und Kontrollkonzepts. Hier besteht die Übersicht über die Schnittstellen der verschiedenen relevanten Messungen und Kontrolltätigkeiten. Anhand dieser Übersicht kann verifiziert werden, ob alle nötigen Instrumente und Zuständigkeiten definiert sind. Im operativen Betrieb werden die identifizierten relevanten Themen kommuniziert und es erfolgt die Umsetzung von Massnahmen zur Verbesserung. Diese Massnahmen können aus betrieblichen Verbesserungsvorschlägen kommen, aus Audits, aus der Managementbewertung und/oder durch strategische
Vorgaben ausgelöst werden. Realisierte Massnahmen sind zu überwachen und es ist zu prüfen, ob sie den gewünschten Verbesserungseffekt haben. Die Erkenntnisse aus der Überwachung sind zu bewerten und, sofern relevant, sind Massnahmen auf oberster Ebene zu beschliessen. Damit lenkt die Geschäftsleitung über das Managementsystem nicht nur die Kennzahlen, sondern sämtliche Prozesse inkl. deren relevanten Themen wie Compliance, Kompetenzen, Produktkonformität, Kundenzufriedenheit, Energieeffizienz, Klimawirkung, Abfallmanagement, Arbeitssicherheit und Gesundheit.

Beispiele für ein Mess- und Kontrollkonzept

Zu beachten beim Erstellen eines Mess- und Kontrollkonzepts sind folgende Elemente: Welche Tools dienen uns bereitszum Überwachen und Messen? Gibt es ein Wartungstool? Besteht ein mehrjähriges Auditprogramm? Gibt es eine zentrale Massnahmenliste für relevante Verbesserungsmassnahmen? Besteht ein KPI-Cockpit? Wann und durch wen erfolgt die Managementbewertung? Anhand solcher Instrumente kann sich das Konzept auf einer Metaebene bewegen und dient der Übersicht; die Details sind in den Instrumenten oder Arbeitsanweisungen
geregelt.
Hierzu ist es wichtig, dass die Instrumente auf deren Normkonformität geprüft werden. Werden tatsächlich die relevanten Themen gemessen? Werden relevante Messgeräte und Anlagen gewartet bzw. kalibriert? Sind im KPI-Tool Zielwerte bzw. Kriterien zur Bewertung definiert? Sind im Vorgehen der Managementbewertung bzw. in den relevanten Vorlagen sämtliche geforderten Themen enthalten? Sind zu den fälligen Terminen entsprechende Kommunikationsgefässe festgehalten, wie Sitzungen der Geschäftsleitung, Bereichssitzungen usw., die diese Themen als Traktandum enthalten? Ist die Kommunikationsabteilung über die relevanten Themen miteinbezogen?

Fazit

Das Mess- und Kontrollkonzept dient unter anderem der Verknüpfung von
operativer und strategischer Ebene. Dies funktioniert allerdings nur, wenn dieses
festgelegte Messen und Kontrollieren auch entsprechend umgesetzt und so mit
Leben gefüllt wird. Es gilt für den bzw. die Managementsystemleiter:in die Umsetzung
zu überwachen und das Konzept regelmässig auf seine Aktualität zu überprüfen. Zudem kann damit der rote Faden sichtbar gemacht werden, welcher sich von der Planungsphase mit der Identifikation der relevanten Themen, über die Umsetzung von Massnahmen zur Überprüfung der Verbesserungsleistung bis zu Folgemassnahmen durch das gesamte Managementsystem ziehen sollte.

Ihre Neosys AG

26.2.26

Angela Mastronardi
dipl. Umwelting. FH

und Simon Kröni
dipl. Ing. Biotechnologie FH

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